[이름 없는 AI 브랜딩 4편] 고객 이름, AI에 그대로 넣어도 될까? 엑셀 가명 처리와 학습 차단으로 회사 데이터 지키기

이름 없는 AI 브랜딩 · 4편 — 글쓴이: 다섯시 퇴근 AI

AI는 고객_4821이 누구인지 모른다. 아는 사람은 나뿐이다.

이름 없는 AI 브랜딩은 중견기업에서 행정 업무를 하는 내가, 회사 일을 AI에게 하나씩 가르쳐 가며 나만의 AI를 만들어 가는 기록이다. 개발자는 아니다. 3편에서는 AI에게 매일 같은 설명을 반복하던 일을 줄이려고 회사 양식 PPT를 ‘스킬’로 만들어 두었다. 이제 가공된 데이터만 넘기면 보고서 장표가 나온다.

그런데 그 데이터를 가공하는 일도 AI가 한다. 여기서 질문이 하나 생긴다. 회사 데이터를 AI에게 어디까지 보여 줘도 될까.

이 글은 그 질문에 내가 세운 답이다. 순서는 세 단계다. 보여 주기 전에 지우고(가명 처리), AI가 배우지 못하게 막고(학습 차단), 그래도 남는 위험은 원칙으로 막는다.

1단계: 보여 주기 전에 지운다

출발점은 단순하다. AI가 몰라도 되는 정보는 처음부터 보여 주지 않는다.

항목	처리	이유
주민번호·연락처·주소	삭제	분석에 필요 없는 민감정보
이름	번호로 치환	같은 사람이 여러 번 나오면 구분이 필요해서 지울 수 없음
날짜·건수·처리 상태	그대로	분석할 대상

이름이 까다롭다. 지우면 “이 사람이 이번 달에 몇 번 처리됐나” 같은 분석이 안 된다. 그래서 이름은 지우지 않고 바꾼다. 홍길동은 고객_4821, 김철수는 고객_1093처럼.

엑셀로 겹치지 않는 번호 붙이기 (4단계)

랜덤 숫자를 그냥 붙이면 문제가 두 가지 생긴다. 파일을 열 때마다 숫자가 바뀌고, 드물게 두 사람이 같은 번호를 받는다. 그래서 출석부를 만들듯 순서를 정했다.

이름 명단 만들기 — 이름 열을 복사해 새 시트에 붙이고, [데이터] → [중복된 항목 제거]로 한 번씩만 남긴다.
번호 뽑기 — 명단 옆 칸에 =RANDBETWEEN(1000,9999)를 넣고 아래로 채운다.
숫자 고정 — 뽑은 칸 전체를 복사한 뒤 [선택하여 붙여넣기] → [값]으로 붙인다. 이제 파일을 다시 열어도 바뀌지 않는다.
중복 확인 — 옆 칸에 =COUNTIF(B:B,B2)를 넣어 2 이상이 나온 칸만 다시 뽑는다.

이렇게 만든 “이름 ↔ 번호” 명단이 번호 대조표다. 이 파일은 내 PC에만 둔다. AI에게는 절대 보여 주지 않는다.

다음 달 같은 작업을 할 때는 새로 뽑지 않는다. VLOOKUP(또는 XLOOKUP)으로 이 명단에서 기존 번호를 불러오고, 새로 나온 사람만 번호를 추가로 뽑는다. 그러면 지난달의 고객_4821과 이번 달의 고객_4821이 같은 사람이라는 걸 AI도 알 수 있다. 작업이 쌓일수록 이 파일은 나만의 자산이 된다.

구분	AI에게 보여 주는 것	내 PC에만 남는 것
이름	고객_4821	홍길동
주민번호·연락처	보여 주지 않음	원본 파일
이름과 번호의 짝	보여 주지 않음	번호 대조표

용어 하나를 바로잡아 둔다. 이름을 번호로 바꾸고 대조표를 따로 갖고 있는 방식은 법에서 말하는 ‘익명 처리’가 아니라 ‘가명 처리’다. 대조표만 있으면 다시 사람을 찾을 수 있기 때문이다. 그래서 번호로 바꾼 자료라도 날짜·금액·지역 같은 다른 정보와 합쳐 누구인지 짐작할 수 있다면 여전히 개인정보로 다뤄야 한다. 회사 자료라면 AI에 넣어도 되는지 회사 정보보호 규정부터 확인하는 게 먼저다.

결과는 회사 안에서 다시 이름을 찾는다

AI가 가공한 결과는 번호로 돌아온다. “고객_4821의 이번 달 처리 현황” 같은 식이다. 이 결과를 회사 PC에서 번호 대조표와 맞춰 보면 번호가 다시 원래 이름으로 바뀐다. 이름·주민번호·연락처 같은 직접 식별 정보는 AI에 보내지 않았다. 결과만 회사 안에서 제 이름을 찾았다.

2단계: AI가 내 데이터를 배우지 못하게 막는다

가명 처리를 해도 하나가 남는다. 내가 보낸 대화가 AI 학습에 쓰이는 문제다. 개인 요금제는 설정에 따라 대화가 다음 모델 개발에 쓰일 수 있어서, 직접 꺼 두었다.

아래 순서는 2026년 10월 기준이다. 메뉴 이름과 위치는 업데이트에 따라 바뀔 수 있으니, 이름이 조금 달라도 같은 뜻의 항목을 찾으면 된다.

Claude (claude.ai · Claude Code)

claude.ai에 로그인 → 왼쪽 아래 내 이름 → 설정
개인정보 보호(Privacy) 메뉴
Claude 개선에 도움(Help improve Claude)을 끈다

메뉴가 안 보이면 주소창에 claude.ai/settings/data-privacy-controls를 넣으면 바로 열린다. 이 설정은 터미널에서 쓰는 Claude Code에도 똑같이 적용된다. Anthropic 공식 문서에 따르면 켜 두면 대화가 5년, 끄면 30일 보관된다.

ChatGPT (ChatGPT · Codex)

프로필 → 설정
데이터 제어(Data controls)
모두를 위한 모델 개선(Improve the model for everyone)을 끈다

개인 요금제라면 이 설정이 Codex에도 적용된다. 다만 설정을 꺼도 답변에 좋아요·싫어요를 누르면 그 대화는 학습에 쓰일 수 있다. 그래서 회사 일을 한 대화에는 누르지 않는다.

Claude Code 추가 설정

터미널에서 쓰는 Claude Code는 사용 통계와 오류 보고를 따로 보낸다. 설정 파일(~/.claude/settings.json)에 아래처럼 넣어 이 전송을 껐다.

{
  "env": {
    "CLAUDE_CODE_DISABLE_NONESSENTIAL_TRAFFIC": "1"
  }
}

그리고 대화 기록을 통째로 보내는 /bug·/feedback 명령은 회사 작업 중에는 쓰지 않는다. 공식 문서상 이 명령으로 보낸 기록은 5년 보관된다.

📌 회사가 Team·Enterprise 같은 기업용 요금제를 쓰고 있다면 기본적으로 학습에 쓰이지 않는다. 위 설정은 내가 개인 요금제로 업무를 볼 때 특히 중요하다.

정책과 설정 화면은 바뀔 수 있다. 한 번 꺼 두고 끝이 아니라, 가끔 다시 들어가 꺼져 있는지 확인한다.

3단계: 그래도 끝까지 지키는 선

가명 처리를 하고 학습을 막아도, 이 다섯 가지는 그대로 지킨다.

개인정보는 넣지 않는다.
내부 수치와 대외비 원본은 넣지 않는다.
AI에게는 형식만 가르치고, 내용은 사람이 채운다.
회사가 허용한 도구 안에서만 쓴다.
결과물은 반드시 사람이 검토한다.

설정은 바뀔 수 있고 사람은 실수한다. 그래서 마지막 안전장치는 늘 내 손에 둔다.

“무엇을 맡길지보다 무엇을 맡기지 않을지를 먼저 정한 사람이 AI를 오래 쓴다.”

오늘의 체크리스트

AI에 넘길 파일에서 주민번호·연락처·주소 열 삭제
이름 명단 → RANDBETWEEN → 값 고정 → COUNTIF 중복 확인
번호 대조표는 내 PC에만 보관
Claude·ChatGPT 학습 설정 끄기 (개인 요금제)
회사 대화에는 좋아요·싫어요, /bug 쓰지 않기

다음 이야기, 그리고 질문 하나

보안은 이렇게 지켰다. 그런데 하나가 더 남았다. AI가 가공한 데이터, 정말 믿어도 될까. 그 이야기는 5편: AI가 만든 엑셀, 믿어도 될까?에서 이어진다.

마지막으로 묻고 싶다. 당신이 지금 AI에게 넘기는 파일에는, 지워도 되는 열이 몇 개나 들어 있는가. 오늘 한 번 열어서 세어 보자.

이 연재는 이름 없는 AI 브랜딩 책으로 묶어 순서대로 읽을 수 있다. AI를 잘 쓰는 사람과 끌려다니는 사람의 차이는 2편 다들 AI 쓰는데 왜 결과는 다를까에서 읽을 수 있다.

— 다섯시 퇴근 AI

참고: Claude Code 데이터 사용 안내(Anthropic), Anthropic 개인정보 센터. 각 서비스의 데이터 정책과 설정 메뉴는 수시로 바뀔 수 있으니 최신 공식 안내를 확인하고, 회사 데이터는 반드시 소속 회사의 보안 규정 안에서 다루길 바란다.